如何巧妙地主持学术会议?

学术会议的主持人是引导和带领会议高效、有序进行的灵魂人物,他们主持会议的能力和技巧直接影响整个学术会议的运转与实效。作为学术会议的主持人,要以提高会议效率;要让每个与会者都能各抒已见、各得其所;要让会议变得简单、目的清楚,以及互相尊重。为此,主持人需要注意以下几个方面:

 

第一,  肢体语言得当。在非常轻松自如的环境中,或在希望与会者能畅怀交流,共同分享知识的环境中,对穿着和举止的要求相对较少,而更多地要有个人的风格和对别人意见无私的考虑。在这种场合,主持人的表现必须坦率开朗、受人欢迎。主持人在衣着上不要穿看上去夸张的服装和令人分心的装束,如,围着一条长披肩,或经常需要用手梳弄你总是垂到脸上的头发等来分散听众们的注意力。

 

第二,  谨守中立原则。会议中,主持人须非常敏锐,最重要的原则便是中立,唯有中立才能保持客观,引导大家做意见之争,而非人与人之争。主持人可以透过学术会议进程与座次,化解与会者的陌生和交流障碍。如,为了不让学术会议的话语权偏重一方,不宜将一些有名望的与会者安排坐在一起,最好穿插着坐,同事不要坐隔壁,而应坐斜对面,才能畅所欲言。在会议进行中,若出现与会者发言离题或是交头接耳的情况,主持人应礼貌地提醒与会者;若是主席自身发言离题,则有赖与会者的会议管理能力,提醒主席回到正题。在分层明的学术会议中,主持人须做引导,邀约每位与会者发言,避免出现少数人垄断会议的发言权。

 

第三,  严格控制会议的时间。学术会议须准时召开,准时开会,使迟到者吸取教训,形成一种良好的习惯。为了尊重每个人的时间,忌讳拖延时间;要明确会议规则,对每个议题的讨论时间有限制。如果在某个议题讨论太久,却还没有结果,就把这个学术议题记下来,下次开会时再讨论。如果这次会议一定要达到某些具体结论的话,在开会前就要先告知每个参与的人, 不达目的不罢休。避免没有讨论行动的学术会议,因为那可能会是浪费时间。

 

第四,  营造良好的会风。会议中研究的问题要言简意赅。主持人言行举止要适当,讲话声音要宏亮,以表示出对研究讨论问题的信心和主持人的魅力,以形成一种无形的感染力。会议中主持人要适时终止无休止的学术辩论或亢长的学术发言。

 

第五,  要做好总结和归纳。会议结束时,主持人要简单扼要地归纳、总结,同时留下学术会议讨论的记录。安排记录人整理会议记要;会议记只记决议,不记讨论过程,个别重要语句可记; 主持人要认真审阅整理后的会议记要,并签发。

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